Maxima LT er keðja martvöruverslana og jafnframt stærsti atvinnuveitandi Litáen. Fleiri en 400 000 viðskiptavinir versla á degi hverjum í verslunum Maxima í Litáen, þar sem starfræktar eru í kringum 250 verslanir.

“Að nota Dokobit til þess að undirrita skjöl, með rafrænni undirskrift, er mikilvægt skref í stafrænni vegferð daglegra vinnuferla. Það skiptir sköpum þegar kemur að hagræðingu viðskiptaferla og dregur úr áhrifum á umhverfið.”

Giedrė Frolenkienė, Forstöðumarður lögfræðiþjónustu hjá Maxima LT

Áskoranir

Við upphaf Covid-19 faraldurins, neyddumst við til að sinna sumum verkefnum, aðallega stjórnendaverkefnum, alfarið rafrænt. Þá sáum við skýrt að stefna okkar “að vinna skipulega og hafa reglu á hlutum” varð nánast ómöguleg, sérstaklega þegar frumrit skjala flökkuðu manna á milli.

Frí áskriftarkerfi fyrir rafrænar undirskriftir voru ekki að uppfylla þarfir okkar þegar kom að því að vista öll skjöl á sama stað. Þetta skilyrði er ófrávíkjanlegt fyrir fyrirtæki af okkar stærðargráðu.

Fyrir Dokobit tók það verulega langan tíma að fá skjöl undirrituð. Það var heldur ekki óalgengt að það þyrfti að “elta” fólk upp til þess að skjöl samþykkt sem orsakaði óþarfa bið fyrir aðra málsaðila.

Lausnir

Aðalatriðin sem hjálpuðu Maxima LT að velja Dokobit sem samstarfsaðila var áreiðanleiki, auðveld notkun og verð.

Í dag er umtalsverður hluti skjala fyrirtækisins undirritaður með Dokobit kerfinu, þ.e.a.s. allir fyrirtækjasamningar (þar á meðal breytingar, viðbótarsamningar o.s.frv.) – bæði við einstaklinga og lögaðila. Dokobit er einnig notað til að undirrita bréf sem send eru fyrir hönd fyrirtækisins, eins og skjöl sem þarfnast undirskriftar frá lögbærum aðila fyrirtækis, lagaleg skjöl, samskipti við ríkisstofnanir (VMI, “Sodra” o.fl.)

Útkoma

Eftir að við tókum í notkun Dokobit lausnina minnkaði vinnuálagið og pappírsmagnið sem notað var við umsýslu samninga hjá Maxima LT. Ekki nóg með það, ferlið við undirritun og vistun samninga hefur orðið áberandi hraðari.

Að nota Dokobit til þess að undirrita skjöl, með rafrænni undirskrift, er mikilvægt skref í stafrænni vegferð daglegra vinnuferla. Það skiptir sköpum þegar kemur að hagræðingu viðskiptaferla og dregur úr áhrifum á umhverfið.