Rimi Lietuva rekur 75 matvöruverslanir með u.þ.b. 3300 starfsmönnum í Litháen.

“Með Dokobit höfum við náð að innleiða fullgilda rafræna undirskriftarþjónustu inn í skjalavistunarkerfið okkar, með öruggum og einföldum hætti, í öllum Eystrasaltsríkjunum. Dokobit mætti afar ströngum öryggisskilyrðum sem verslanakeðjan setur.”

Asta Rekštienė, Head of Legal Department at Rimi Baltics

Áskoranir

Í kjölfar heimsfaraldurs varð það mikilvægara en nokkru sinni fyrr að geta undirritað skjöl rafrænt ekki síður fyrir verslanakeðjur. Eftir að vinnan færðist sífellt meir inn á heimilin og frá skrifstofunni, þar sem einstaklingar voru ýmist í einangrun eða sóttkví, byrjaði Rimi Lietuva að innleiða nútímalegri skjalastjórnunarferla og nota fullgildar rafrænar undirskriftir. Undirritun skjala með rafrænni undirskrift er afar þægileg bæði innan fyrirtækisins, hjá birgjum og viðskiptavinum. Þrátt fyrir að ýmis skjalakerfi og rafrænar ferlar hafi verið innleiddir fyrir Covid þá hafði ástandi og heimavinnan flýtt fyrir frekari breytingum.

Lausnir

Það er kannski óþarfi að taka það fram að í heimsfaraldri hafa háþróuð skjalastjórnunarkerfi breyst í “the new black” – fleiri og fleiri ferlar eru sjálfvirknivæddir í dag. Ein helsta ástæðan fyrir því að Rimi Lietuva ákvað að velja Dokobit sem samstarfsaðila var mikil öryggi, þægindi og sléttur rekstur og að lausnin virki í öllum Eystrasaltsríkjum. Rimi Lietuva notar Dokobit til að undirrita skjöl með viðurkenndri rafrænni undirskrift hjá viðskiptabirgjum og samstarfsaðilum og innan fyrirtækisins.

Útkoma

Til að tryggja hnökralaus umskipti yfir í rafrænar undirskriftir hafa breytingarnar innan Rimi Lietuva verið innleiddar smám saman. Til að byrja með var ferlið innleitt hjá viðskiptadeildum Eystrasaltsríkjanna, sem tryggir vöruframboð til búðanna og og undirritar líklega mestan fjölda samninga við birgjana. Smám saman fréttist af þægindum þess að undirrita skjöl rafrænt til annara deilda innan fyrirtækisins en þessi stafræna umbreyting hefur gert Rimi Lietuva kleift að taka betri ákvarðanir, bæta rafræna ferla og gera breytingar tafarlaust.

Starfsmenn Rimi Lietuva samþykktu breytinguna hratt þegar þeir uppgötvuðu þægindin. Þegar skjöl eru undirrituð með fullgildri rafrænni undirskrift er óþarfi að prenta skjalið út, safna undirskriftum í persónu og senda samninga með pósti eða sendiboðum allt sem gerði tímann sem fór í að undirrita skjöl mun lengri. Nú er allt miklu einfaldara. Þú getur skrifað undir skjal hvar sem er á örfáum mínútum. Félagið fagnar því að þeir viðskiptaaðilar sem samningar eru gerðir við hafi einnig verið tilbúnir að samþykkja þessa breytingu og nota rafrænar undirskriftir.

Þar að auki eru rafrænar undirskriftir sjálfbær lausn sem sparar pappír og verndar þ.a.l. umhverfið. Frá því að nýjungin var innleidd hefur Rimi Lietuva þegar tekist að ná viðunandi árangri – á stuttum tíma hefur pappírsprentun minnkað um 63%. Þessi lausn sparaði allt að 257 kíló af pappír eða um 54.000 blaðsíður.