Workis.online kynnir sig sem hóp nýstárlegra atvinnurekenda og framsækinna starfsmanna sem veitir aðstoð í mannauðsmálum. Workis.online er vefur fyrir þá sem leita að starfi eða óska eftir starfsfólki. Vefurinn tilheyrir Biuro Baltic sem er stærsta atvinnu- og ráðningarþjónustufyrirtæki innan Eystrasaltsríkjanna.

„Dokobit portal auðveldar einstaklingum að taka að sér skammtímastörf. Aðili getur einfaldlega valið sér starf á netinu, sótt um og ef hann fær starfið er ráðningarsamningur sendur til hans til undirritunnar rafrænt hvar sem hann er staddur. Fyrirtæki geta þannig fundið starfsmenn mun hraðar. Þeir sem þegar eru skráðir á síðunni geta ráðið einstakling í starf á aðeins 5 mínútum.“

Jurgis Kovas, framkvæmdastjóri hjá Biuro Baltic UAB

Áskoranir

Með því að fylgjast með og leita að bestu leiðinni til að haldast í við öra tækniþróun, fæddist hugmyndin um ráðningarvettvang á netinu. Það var þó lykilatriði að hugsa einnig um tæknilegar upplýsingar, eins og hvernig skrifað yrði undir samningana. Í Litháen er eingöngu löglegt að undirrita skjöl rafrænt með rafrænni undirskrift.

Lausnir

Með því að innleiða rafrænar undirskriftir inn í eigin kerfi hefur workis.online gert það mögulegt að undirrita lögbundna ráðningarsamninga með rafrænni undirskrift, beint í gegnum vefinn þeirra. Einstaklingar nota rafræna skilríki í farsíma eða Smart-ID appið til þess að undirrita rafrænt.

Það er auðvelt að nota vefinn: eftir að vinnuveitendur hafa valið einstakling sem þeir vilja ráða til skamms tíma, er samningur undirritaður rafrænt og allt sem starfsmaðurinn þarf að gera er að mæta á umsömdum tíma á umsömdum stað. Þegar starfinu er lokið fyllir vinnuveitandinn út skýrslu um unna starfsmannsins, metur hann og leggur fram greiðsluna. Slíkt ferli auðveldar líf allra aðila sem taka þátt í ráðningarferlinu, á meðan tryggir kerfið að undirritaðir samningar og undirskriftir í þeim standist reglugerð.

Útkoma

Einn helsti ávinningur allra aðila er tímasparnaður og minna utanumhald. Fyrir umsækjendur hjálpar lausnin við að finna störf hraðar og sparar þeim ferðir þar sem ekki er þörf á að mæta á staðinn til að undirrita samninginn.

Á meðan geta atvinnurekendur fundið starfsmenn hraðar þar sem fyrirtæki sem þegar eru skráð á vefnum geta ráðið einstakling í vinnu á aðeins 5 mínútum. Eins og tölurnar sýna hafa samtals yfir 20.000 samningar verið undirritaður rafrænt á innan við ári.

Fyrir Biuro Baltic hefur nýliðun á netinu aukið sveigjanleika þeirra, þar sem þeir geta nú veitt nákvæmari upplýsingar í samningunum, svo sem upplýsingar um vinnutíma, lengd ráðningar og upplýsingar um launagreiðslur. Einföldun ferlisins hefur leitt til þess að umsækjendum hefur fjölgað – með möguleika á að velja vinnu á þægilegan og sjálfstæðan hátt hefur áhugasömum umsækjendum fjölgað. Áður fyrr var líkamlega ómögulegt að standa að ráðningu starfsmanna svona hratt.

Stjórnendum fyrirtækisins þótti einnig mikilvægt atriði að rafræn undirritun ráðningarsamninga eykur á gagnsæi í ferlinu. Rafræn undirskrift hefur nefnilega tímastimpil, sem þýðir að tímasetning ráðningarinnar fer ekki á milli mála og þar með ekki hægt að láta ráðningasamninginn virka aftur í tímann.