Maisto bankas (Litháískur matarbanki) er góðgerðar- og stuðningssjóður sem tekur á móti matargjöfum og dreifir til samtaka sem sinna fátækum. Hlutverk þeirra er að vinna með matvælaframleiðendum og söluaðilum að því að tryggja að nothæfum matvælum sé ekki hent heldur berist á borð fátækra.

“Áður þurftum við að nýta okkur póstþjónustu og sendla til þess að safna undirskriftum frá starfsmönnum sviðanna, svo það gat tekið nokkra daga að undirrita pappírana. Í dag getum við öll undirritað sama skjalið á innan við klukkustund.”

Simonas Gurevičius, forstjóri Maisto bankas

Áskoranir

Hlutverk litháíska matvælabankans er að berjast gegn matarsóun. Með því að safna matvælum og koma þeim til þeirra sem mest þurfa á þeim að halda eru þeir ekki aðeins að stuðla að betra lífi fátækra, heldur leggja þeir einnig mikið af mörkum til umhverfisins með því að minnka losun á CO2, minnka sóun á vatni og draga almennt úr losun gróðurhúsalofttegunda. Þrátt fyrir að vinna matvælabankans í Litháen snúist að mestu um að minnka matarsóun, leitast þeir líka við að gera alla ferla eins sjálfbæra, umhverfisvæna og ganga sem minnst á auðlindirnar.

Ein af áskorunum er mikið magn pappírs sem notað er á skrifstofunni, fjöldi skjala sem eru stöðugt prentuð út, skönnuð, afrituð og send. Og þegar heimsfaraldurinn braust út og teymið þurfti að hverfa frá skrifstofunni og vinna að heiman, varð áskorunin að undirrita skjöl enn stærri.

Samtökin eru ánægð með að hafa fundið Dokobit lausn sem hefur ekki aðeins flýtt fyrir daglegum ferlum heldur einnig minnkað pappírssóun verulega.

Lausnir

Maisto Bankas var að leita að kerfi sem væri auðvelt fyrir starfsmenn í notkun. Helstu skilyrðin voru auðveld innleiðing, einfalt og skýrt viðmót og auðveld aðgangsstýring og að það væri hægt að byrja nota kerfið strax.

Útkoma

Maisto Bankas notar Dokobit til að undirrita ýmsa samninga (við samstarfsaðila, sjálfboðaliða, styrktaraðila). Þar að auki nota margir starfsmenn stofnunarinnar Dokobit vefgáttina til að undirrita orlofsbeiðnir, sem og til að undirrita ýmsar innri pantanir og skilmála.

Innleiðing Dokobit hefur gert alla pappírsferla hraðari og skilvirkari. Dokobit lausnin gerði fjarvinnu milli Vilnius, Kaunas, Šiauliai, Klaipėda og Panevėžys miklu einfaldari. Áður fyrr, til að fá skjöl undirrituð af starfsmönnum deildanna, þurfti stundum að nýta póstsendingar og sendlaþjónustu, svo það tók öllu jafna nokkra daga að undirrita skjöl. Nú geta allir skrifað undir eitt skjal á innan við klukkustund.