Rent Vilnius er lítið fyrirtæki sem veitir þjónustu við kaup og leigu og umsýslu leiguhúsnæða. Það sér um allt sem viðkemur viðhaldi og útleigu fasteigna fyrir eigendur og: finnur hentugustu íbúðina til fjárfestingar, velur leigjendur, sér um viðgerðir og viðhald fasteigna, leysir vandamál sem leigjendur standa frammi fyrir, innheimtir leigu og gjöld o.s.frv.

„Að skipta yfir í rafrænar undirskriftir með Dokobit portal gerði okkur kleift að leigja út eignir hraðar þar sem hægt er að undirrita samninga við viðskiptavini sama eða næsta dag. Þannig á hálfu ári höfum við hjálpað viðskiptavinum okkar að hagnast um 20.000 evrur.“

Jurgis Vilutis, Eigandi hjá Rent Vilnius

Áskoranir

Umsýslu húsnæðis fylgir oft gríðar mikil pappírsvinna – fjöldi skjala á mánuði getur verið frá nokkrum tugum upp í nokkur hundruð.

Fleiri áskoranir koma upp þegar fasteignaeigendur sem búa utan Litháen þurfa aðstoð við viðskiptin. Allt ferlið verður enn flóknara – aðeins er hægt að vinna með skjölin þegar eigandinn snýr aftur til landsins. Ferlin taka mun lengri tíma og í sumum tilvikum ákveða fasteignaeigendur jafnvel að segja upp þjónustunni og láta eignirnir standa tómar og tapa þannig möguleikanum á að auka við tekjurnar sínar.

Rent Vilnius var að leita að lausn sem myndi draga úr þátttöku fasteignaeiganda í leiguferlinu og gera allt ferlið einfaldara. Það var þegar þeir fundu Dokobit sem þau fundu réttu lausnina.

Lausnir

Í dag notar Rent Vilnius Dokobit portal til þess að undirrita samninga við viðskiptavini, undirrita leigusamninga, skrá ástand húsnæðis, undirrita umboð, orlofsbeiðnir og reikninga. Samtals eru þetta u.þ.b. 44 skjöl á mánuði.

Útkoma

portal fyrir rafræna undirritun skjala án þess að vita hver raunverulegur ávinningur þeirrar ákvörðunar gæti orðið. Á innan við hálfu ári var þeim ljóst að ákvörðun þeirra hefði verið rétt. Eftir að öll ferlin höfðu verið flutt yfir í Dokobit breyttist allt: fyrirtækið sparaði tíma og kostnað vegna prentunnar og póstsendinga. Einnig varð ferlið varðandi meðhöndlun ákveðinna skjala mun einfaldara – hægt er að staðfesta og undirrita þau á einum stað með því að bæta stafrænum myndum við eitt skjal, hlaða því upp í gáttina og undirrita. Hvað tölurnar varðar, nemur mánaðarlegur sparnaður að minnsta kosti 137 evrum, en á innan við 5 árum er talið að sparnaðurinn verði yfir 8.000 evrur. Fyrir lítil og meðalstór fyrirtæki eru þetta miklir peningar, sérstaklega miðað við að þeim var varið í undirritun skjala.

Rafræn undirritun með Dokobit hefur einnig hjálpað fyrirtækinu að ná til brottfluttra Litháa og fasteignaeigenda sem búa utan Vilníus. Þegar hægt var að bjóða þeim að borðinu jókst salan um 20% á aðeins hálfu ári.

Dokobit portal hjálpaði Rent Vilnius að losa sig við óþarfa pappírsvinnu og einfalda innri ferla – ekki aðeins eru skjölin undirrituð hraðar það er einnig nú mögulegt að geyma þau öll á einum og sama staðnum.