Maxima LT er det største litauiske kapitalselskapet, samt en av de største skattebetalerne og den største arbeidsgiveren i landet. Mer enn 400 000 kunder besøker Maxima-butikkene som opererer i Litauen hver dag, hvor det er rundt 250 butikker lokalisert over hele landet.

“Signering av dokumenter med en e-signatur ved hjelp av Dokobit er et viktig skritt mens man digitaliserer hverdagslige arbeidsprosesser. Det er avgjørende for å optimalisere forretningsprosesser og redusere miljøpåvirkningen.”

Giedrė Frolenkienė, leder av avdelingen for juridiske tjenester i Maxima LT

Utfordring

I begynnelsen av COVID-19-pandemien måtte noen oppgaver (hovedsakelig administrative aktiviteter) utføres på avstand. Derfor ble regelmessig og organisert arbeid med dokumenter i fysisk form praktisk talt umulig.

Gratis e-signeringsplattformer sørget ikke for at alle selskapets dokumenter var samlet på ett sted. Dette er noe som er veldig viktig for ethvert selskap, uansett størrelse.

Tidligere var det for tidkrevende å signere kontrakter med fysiske signaturer. Det var heller ikke uvanlig å måtte jakte på kontrakter “på vent” fra andre signerende parter.

Løsning

Et av hovedkriteriene som hjalp Maxima LT å velge Dokobit som partnere var pålitelighet, brukervennlighet og pris.

For tiden er en betydelig del av selskapets dokumenter signert ved bruk av Dokobit-plattformen, det vil si alle selskapskontrakter (inkludert endringer, tilleggsavtaler osv.) – både med fysiske og juridiske personer. Dokobit brukes også til å signere dokumenter som sendes ut på vegne av selskapet (dokumenter som krever offisiell signatur fra en bedriftsrepresentant), for eksempel ved kommunikasjon med statlige myndigheter (VMI, Sodra) eller ved overføring av rettsdokumenter.

Resultat

Etter å ha tatt i bruk Dokobit-løsninger har arbeidsmengden til Maxima LT og papirmengden som brukes til å signere kontrakter gått ned. I tillegg har prosessen med å signere og vedlikeholde kontrakter blitt betydelig raskere.

Signering av dokumenter med en e-signatur ved hjelp av Dokobit er et viktig skritt mens man digitaliserer hverdagslige arbeidsprosesser. Det er avgjørende for å optimalisere forretningsprosesser og redusere miljøpåvirkningen.