Workis.online introduserer seg selv som en plattform med innovative arbeidsgivere og progressive ansatte, en sentral HR-løsning. Det er en nettplattform for de som ser etter eller tilbyr en jobb, tilhørende Biuro Baltic, det største selskapet for rekrutteringstjenester i Baltikum.

«Løsningen gjør det lettere for ansatte å ta kortvarige jobber. De kan rett og slett velge å jobbe på nettet, søke, og hvis de får jobben, signere ansettelsesavtalen ved bruk av e-signering når det passer dem. Selskaper kan dermed finne ansatte raskere siden arbeidsgivere som allerede er registrerte på plattformen, kan ansette en person på kun fem minutter.»

Jurgis Kovas, administrerende direktør i UAB Biuro Baltic

Utfordring

Idéen om en nettbasert rekrutteringsplattform ble til etter at vi lette etter den beste måten å samarbeide med teknologigenerasjonen på. Det var imidlertid også viktig å tenke på de tekniske detaljene, slike som hvordan man skulle signere kontraktene. I Litauen kunne man bare lovlig signere dokumenter elektronisk med en elektronisk signatur.

Løsning

Ved å integrere e-signeringsfunksjonen i systemet kunne workis.online tilby muligheten til å signere juridisk bindende ansettelseskontrakter ved bruk av e-signatur gjennom Mobil-ID- og Smart-ID-appen, direkte på plattformen.

Dette gjør det enkelt å bruke plattformen: Etter at arbeidsgiveren har valgt en kandidat for en kortvarig jobb, signeres kontrakten elektronisk, og alt den ansatte må gjøre er å møte opp til avtalt tid på avtalt sted. Når en jobb er fullført, fyller arbeidsgiveren ut arbeidstiden, evaluerer den ansatte og betaler for jobben. En slik prosess involverer alle parter i rekrutteringsprosessen, og e-signaturen sørger samtidig for at de signerte kontraktene og signaturene er juridisk bindende.

Resultat

Én av fordelene for alle partene er spart tid og redusert mengde administrativt arbeid. For potensielle ansatte gjør løsningen at de kan finne jobber raskere og spare tid, siden de slipper å møte opp fysisk for å signere dokumentene.

Samtidig kan arbeidsgiverne finne ansatte raskere, siden selskaper som allerede er registrert på plattformen, kan ansette en person på bare fem minutter. Som tallene viser, ble det signert over 20 000 kontrakter med e-signaturer i løpet av mindre enn et år.

For Biuro Baltic har nettrekruttering ført til at de er mer fleksible, siden de nå kan oppgi mer nøyaktig informasjon i dokumentene, for eksempel arbeidstid, varighet og betalingsopplysninger. Forenkling av prosessen har ført til en økning i enkelte målinger. Med muligheten til å velge jobber på en praktisk og uavhengig måte, har antallet potensielle ansatte steget kraftig. Tidligere var det fysisk umulig å gjøre ting like raskt.

Skaperne av plattformen påpeker også at signering av elektroniske ansettelseskontrakter fører til at bedriften blir mer gjennomsiktig. E-signaturer har et tidsstempel, som innebærer at kontraktene ikke kan tilbakedateres. Dette er et viktig aspekt for kontrollorganer som overvåker virksomhetene.