Telia Lietuva er det største telekommunikasjonsselskapet i Litauen, som ifølge statistikken til Litauens kontrollorgan for kommunikasjon utgjør rundt 40% av landets elektroniske kommunikasjonsmarked basert på inntekter.

«Raskere signering av kontrakter gjør at klientene våre begynner å bruke kjøpte tjenester med én gang, og samtidig kan vi bruke tiden vi sparer, på mer effektiv kommunikasjon og andre oppgaver. I tillegg til at vi slipper bryet med å skanne, pakke og sende ut dokumenter, er vi nå også trygge på at kontraktene ikke mistes. Alt er lagret og dokumentert på ett sted.»

Daniel Karpovič, Sjef for B2B hos Telia

Utfordring

Selskapet betjener mer enn 40 000 bedrifter i Litauen. De signerer mange dokumenter daglig, både internt og med kunder og partnere. Telia Lietuva har bygget opp den digitale kundeservicen sin i en stund nå for å optimalisere de interne prosessene i tillegg til å gi kundene en mer praktisk tilgang til tjenestene.

Ifølge selskapet har prosesser som dokument-jaging aldri vært en effektiv bruk av tiden til de ansatte. Hendelsesforløpet «send via e-post – signer – skann – send skannet kopi – send originalen – signer originalen – send via post til klienten» sløste bort tiden til medarbeidere som jobbet med kunder. Ofte stilte spørsmål fra kunder om muligheten til å signere dokumentene med Telia Lietuva med e-signatur bekreftet at digitaliseringen av slike prosesser nå er blitt hovedmålet, ikke bare for selskapet, men også for kundene.

Løsning

Nå som livet beveger seg inn i det digitale rommet, må løsningene være raske, sikre og bare noen få klikk unna, for å oppfylle behovene til dagens kundeserviceprosesser.

Ved valg av løsning, var pålitelighet og gjennomsiktighet noen av de viktigste faktorene, sammen med muligheten til å starte med én gang, uten å sløse med selskapets IT-ressurser.

Telia Lietuva lette også etter de rette funksjonene for å skape en bedre brukeropplevelse. Dermed måtte løsningen være praktisk, enkel, intuitiv og ha et varemerkingsalternativ. Dokobit-portalen med signering av e-dokumenter var den beste på å oppfylle kravene og innfri forventningene.

Selskapet begynte å bruke Dokobit-portalen med signering av e-dokumenter i salgs- og tjenesteprosessene for bedriftskunder, hovedsakelig for å signere tjenestekontrakter. Telia Lietuva var det første telekommunikasjonsselskapet i Litauen som kunne tilby kundene sine å signere kontrakter elektronisk.

Innen kort tid ble e-signeringsportalen testet av selskapets produktledere, samt personalavdeling, IT- og innkjøpsavdelinger: For å signere kontrakter med leverandører, IT-tjenestebestillinger og jobbleveringssertifikater

Resultat

Telia estimerer at etter de har begynt å bruke Dokobit, er signeringstiden på eksterne dokumenter redusert fra noen få dager til noen få timer. Raskere signering av kontrakter gjør at klientene begynner å bruke kjøpte tjenester med en gang, og samtidig kan selskapet bruke tiden de sparer på en mer effektiv kommunikasjon og andre oppgaver. Den elektroniske prosessen sørger også for at kontraktene ikke blir mistet, ettersom alt beholdes og dokumenteres på ett sted.

Ifølge selskapet har antallet dokumenter signert via Dokobit nesten doblet seg i løpet av et år.