Rimi Lietuva er en butikkkjede med ca 3300 ansatte. For tiden er det 75 Rimi-butikker i forskjellige størrelser i Litauen.

“Sammen med partnerne våre, Dokobit, som best hadde dekket våre behov og høye sikkerhetskrav, implementerte vi problemfritt en kvalifisert e-signeringsfunksjonalitet til Rimis dokumenthåndteringssystem i alle baltiske stater.”

Asta Rekštienė, Head of Legal Department at Rimi Baltics

Utfordring

Signering av dokumenter med e-signatur under pandemi for alle typer virksomheter, inkludert butikkjeder, har blitt mer kritisk enn noen gang. Etter hvert som arbeidet i økende grad flyttet inn i hjem og kontorer, begynte Rimi Lietuva å implementere moderne dokumenthåndteringsverktøy og bruke kvalifiserte e-signaturer. Derfor, når de begynte å jobbe hjemmefra, har signering av dokumenter med e-signatur blitt ekstremt praktisk både i selskapet og med leverandører og forretningspartnere. Selv om dokumenthåndteringsverktøyet hadde blitt implementert før karantene, har den epidemiologiske situasjonen og hjemmearbeid påskyndet ytterligere endringer.

Løsning

Unødvendig å si at under pandemien har avanserte dokumenthåndteringssystemer blitt til “det nye sorte” – flere og flere prosesser blir automatisert i dag. Et av hovedkriteriene som hjalp Rimi Lietuva med å velge Dokobit-partnere var det høye nivået av sikkerhet, bekvemmelighet og smidighet, og at løsningen fungerer i alle baltiske stater. Rimi Lietuva bruker Dokobit til å signere dokumenter med kvalifisert e-signatur med bedriftsleverandører og partnere, samt inni selskapet.

Resultat

For å sikre en smidig overgang til signering med kvalifiserte e-signaturer, har de interne endringene i Rimi Lietuvas organisasjon blitt implementert gradvis. Til å begynne med ble prosessen implementert i de baltiske kommersielle avdelingene som sikrer vareforsyningen og antakelig signerer flest kontrakter med leverandører. Gradvis har innovasjon begynt å bli introdusert i andre sektorer av organisasjonen. Digital transformasjon har gjort det mulig for Rimi Lietuva å ta de beste avgjørelsene, forbedre e-signeringsfunksjonaliteten deres og raskt gjøre endringer.

Rimi Lietuvas ansatte aksepterte raskt endringen da de oppdaget bekvemmeligheten av prosessen. Når dokumenter er signert med en gyldig e-signatur, er det ikke nødvendig å skrive ut dokument, samle inn fysiske signaturer og sende kontrakter med post eller bud, noe som så langt har forlenget tiden for signering av kontrakter. Nå er det mye enklere – dokumenter kan signeres hvor som helst og på bare noen få minutter. Selskapet er glad for at forretningspartnerne som kontraktene inngås med, også har vært villige til å akseptere denne endringen og bruker e-signeringsfunksjonalitet.

Dessuten er e-signering en bærekraftig løsning som sparer papir som vanligvis brukes til å skrive ut dokumenter. Siden implementeringen av innovasjonen har Rimi Lietuva allerede klart å oppnå tilfredsstillende resultater – på kort tid har papirutskriften gått ned med 63 %. Denne løsningen sparte hele 257 kilo papir – 54 000 sider.