Rent Vilnius er et relativt lite selskap som tilbyr administrasjonstjenester for utleieboliger og eiendommer til leie. Det tar over alt arbeidet knyttet til utleie og vedlikehold av eiendom fra eiendomseiere. De finner den mest passende leiligheten for investering, velger leietakere, tar seg av reparasjoner og vedlikehold av eiendom, løser problemer som leietakere står overfor, samler husleie og avgifter, osv.

«Ved å bytte til e-signering og Dokobit-portalen kunne vi leie ut eiendommer raskere, siden kontrakter med klientene kan signeres samme eller neste dag. På denne måten tjente vi rundt EUR 20 000 på et halvt år for klientene våre.»

Jurgis Vilutis, partner i Rent Vilnius

Utfordring

En bedrift som jobber med å administrere eiendommer, har potensielt mye papirarbeid – antallet dokumenter per måned kan være alt fra noen titall til flere hundre.

Det oppstår flere utfordringer når eiendomseiere som kjøper administrasjonstjenester, bor utenfor Litauen. Hele prosessen blir da enda mer komplisert – alle dokumentene håndteres eksternt eller bare når eieren kommer tilbake til Litauen. Naturligvis forlenger dette prosessene, og i noen tilfeller valgte eierne til og med å avslutte tjenesten uten å leie ut eiendommen, noe som førte til tap av inntekt.

Rent Vilnius så etter en løsning som ville redusere eiendomseiernes deltakelse i utleieprosessen og forenkle selve prosessen. Og da fant de Dokobit.

Løsning

I dag bruker Rent Vilnius Dokobit-portalen for å signere kontrakter med klientene – signere leasingsavtaler, registrere boforhold, signere skriftlig fullmakt, ferieforespørsler og fakturaer. For et lite selskap utgjorde alt dette omtrent 44 dokumenter per måned.

Resultat

Selskapet begynte å bruke e-signeringsplattformen for dokumenter uten å engang kjenne til den virkelige avkastningen. I løpet av et halvt år ble det klart at avgjørelsen var mer enn rettferdiggjort. Etter at alle prosessene var blitt flyttet til Dokobit, endret alt seg: Selskapet sparte tid og kostnader for utskrifter og sending av dokumenter i posten. I tillegg ble prosessen med håndtering av spesifikke dokumenter mye enklere – dokumentene kan bekreftes og signeres på en plattform ved å legge til digitale bilder i ett dokument, laste det opp til portalen og signere. Tallene viste at de månedlige besparelsene ble minst 137 EUR, og i løpet av fem år økte dette tallet til 8000 EUR. For små og mellomstore firmaer er dette mye penger, spesielt med tanke på at disse summene ble brukt på dokumentsignering.

E-signering og Dokobit har også hjulpet selskapet med å nå ut til emigrerte litauere og eiendomseiere som bor utenfor Vilnius. Etter hvert som nye målgrupper dukket opp, steg salget med 20% på bare seks måneder.

Løsningen hjalp Rent Vilnius bli kvitt masse papirarbeid og forenkle de interne prosessene – ikke bare kunne man signere dokumenter raskere, men dokumentene kunne også lagres på en praktisk måte, alt på ett sted.