Maisto bankas (Matsentral i Litauen) er et veldedighets- og støttefond som samler inn og distribuerer mathjelp til organisasjoner som bryr seg om de fattige. Deres oppdrag er å samarbeide med matprodusenter og handelsmenn for å sikre at mat som er egnet til konsum, ikke blir kastet men når bordet til de som trenger det mest.

“Inntil nå, for å samle signaturene til de ansatte i divisjonene, var det noen ganger nødvendig å bruke tjenestene til kurerer, så det tok flere dager å signere dokumentet. Nå kan vi alle signere et felles dokument på mye mindre enn en time.”

Simonas Gurevičius, administrerende direktør i Litauens matsentral

Utfordring

Oppdraget til Litauens matsentral er å kjempe mot matsvinn. Ved å samle inn mat og gi den videre til de som trenger det mest, forbedrer de ikke bare folks hverdag, men ved å spare CO2-utslipp, vann og redusere klimagassutslipp, gir de også et betydelig bidrag til miljøet. Selv om det direkte arbeidet til Litauens matsentral er å spare mat, streber de etter å gjøre alle prosesser så bærekraftige, miljøvennlige og bruke så få ressurser som mulig.

En av utfordringene er den store mengden papir som brukes på kontoret, antallet dokumenter som hele tiden skrives ut, skannes, kopieres og sendes. Og da pandemien brøt ut og teamet flyttet fra jobb til hjem, ble det en spesiell utfordring å signere dokumenter for hånd.

Organisasjonen er fornøyd med å ha funnet en Dokobit-løsning som ikke bare har påskyndet de daglige prosessene, men også spart papirressurser.

Løsning

Litauens matsentral var på utkikk etter et system som ville være enkelt for ansatte å bruke. Hovedkriteriene var enkel implementering, enkelt og oversiktlig innhold og styring av det og tilgang til systemet uten ytterligere inngrep i organisasjonens interne programmer og systemer.

Resultat

Litauens matsentral bruker Dokobit til å signere ulike avtaler (med partnere, frivillige, sponsorer). Dessuten bruker mange ansatte i organisasjonen Dokobit-portalen til å signere ferieforespørsler, samt for å signere ulike interne bestillinger og vilkår.

Implementeringen av Dokobit har påskyndet administrative prosesser. Dokobit-løsningen akselererte spesielt arbeidet mellom divisjonene i Vilnius, Kaunas, Šiauliai, Klaipėda og Panevėžys. Inntil nå, for å samle signaturene til de ansatte i divisjonene, var det noen ganger nødvendig å bruke tjenestene til kurerer, så det tok flere dager å signere dokumentet. Nå kan alle signere et enkelt dokument på mindre enn én time.