“Maxima LT” ir lielākais Lietuvas kapitāla uzņēmums, kas ir arī viens no lielākajiem nodokļu maksātājiem un darba devējiem valstī. Lietuvā ir aptuveni 250 “Maxima” veikalu, kurus ik dienu apmeklē vairāk nekā 400 000 pircēju.

“Dokumentu parakstīšana ar elektronisko parakstu, izmantojot “Dokobit”, ir būtisks solis ikdienas darba procesu digitalizācijā, kas palīdz optimizēt biznesa procesus un samazināt ietekmi uz vidi.”

Giedrė Frolenkienė, “Maxima LT” Juridiskā departamenta direktore

Izaicinājums

COVID-19 pandēmijas sākumā, kad daļēji bija jāstrādā attālināti (galvenokārt administratīvais darbs), misija “strādāt sakārtoti un organizēti”, nodrošinot dokumentu oriģinālu apriti, praktiski nebija iespējama.

Bezmaksas e-parakstīšanas platformas nenodrošināja visu uzņēmuma dokumentu glabāšanu vienuviet, bet tas ir svarīgi jebkuram uzņēmumam neatkarīgi no lieluma.

Iepriekš līgumu parakstīšana, izmantojot fiziskos parakstus, bija pārāk laikietilpīgs process. Nereti arī nācās meklēt rokā līgumus no citām “gaidīšanas režīmā” esošām pusēm.

Risinājums

Daži no galvenajiem kritērijiem, kāpēc “Maxima LT” izvēlējās sadarboties ar “Dokobit”, bija uzticamība, lietošanas ērtums un cena.

Šobrīd būtiska daļa uzņēmuma dokumentu tiek parakstīti, izmantojot “Dokobit” platformu, tostarp visi līgumi (arī grozījumi, papildu līgumi u.c.) gan ar fiziskām, gan juridiskām personām. “Dokobit” portāls tiek izmantots arī uzņēmuma vārdā sūtītu vēstuļu parakstīšanai, t.i., tādiem dokumentiem, kuriem nepieciešams oficiālā uzņēmuma pārstāvja paraksts, piemēram, tiesas dokumentiem vai korespondencei ar valsts iestādēm.

Rezultāts

Pēc “Dokobit” risinājumu ieviešanas “Maxima LT” samazinājās darba apjoms un līgumu administrēšanai izlietotā papīra apjoms. Turklāt arī līgumu parakstīšanas un glabāšanas process ir kļuvis manāmi ātrāks.

Dokumentu parakstīšana ar elektronisko parakstu, izmantojot “Dokobit”, ir būtisks solis ikdienas darba procesu digitalizācijā, kas palīdz optimizēt biznesa procesus un samazināt ietekmi uz vidi.