Maisto bankas (Lietuvas Pārtikas banka) ir labdarības un atbalsta fonds, kas vāc pārtikas palīdzību un izdala to organizācijām, kas rūpējas par trūcīgajiem. Viņu misija ir sadarboties ar pārtikas ražotājiem un tirgotājiem, lai lietderīgā pārtika netiktu izmesta, bet nonāktu uz nabadzīgo cilvēku galda.

“Līdz šim, lai savāktu nodaļu darbinieku parakstus, dažkārt nācās izmantot kurjeru un paku sūtījumu pakalpojumus, tāpēc dokumenta parakstīšana aizņēma vairākas dienas. Tagad kopīgu dokumentu visi varam parakstīt krietni mazāk nekā stundas laikā.”

Simonas Gurevičius, Lietuvas Pārtikas bankas izpilddirektors.

Izaicinājums

Lietuvas Pārtikas bankas misija ir cīnīties pret pārtikas izšķērdēšanu. Vācot pārtiku un to nododot tiem, kam tas visvairāk nepieciešams, viņi ne tikai uzlabo cilvēku ikdienu, bet, ietaupot CO2 emisijas, ūdeni un samazinot siltumnīcefekta gāzu emisijas, sniedz arī būtisku ieguldījumu apkārtējā vidē. Lai gan Lietuvas Pārtikas bankas tiešais darbs ir pārtikas taupīšana, viņi cenšas visus procesus padarīt ilgtspējīgākus, videi draudzīgākus un izmantot pēc iespējas mazāk resursu.

Viens no izaicinājumiem ir lielais birojā izmantotais papīra daudzums, dokumentu skaits, kas pastāvīgi tiek drukāti, skenēti, kopēti un nosūtīti. Kad izcēlās pandēmija un komanda pārcēlās no darba uz mājām, dokumentu parakstīšana ar roku kļuva par īpašu izaicinājumu.

Organizācija ir gandarīta, ka ir atradusi Dokobit risinājumu, kas ir ne tikai paātrinājis ikdienas procesus, bet arī ietaupījis papīra resursus.

Risinājums

Lietuvas Pārtikas banka meklēja sistēmu, kas darbiniekiem būtu ērti lietojama. Galvenie kritēriji bija viegla ieviešana, vienkāršs un skaidrs saturs un tā pārvaldība, kā arī pieeja sistēmai bez papildu iejaukšanās organizācijas iekšējās programmās un sistēmās.

Rezultāts

Lietuvas Pārtikas banka izmanto Dokobit dažādu līgumu parakstīšanai (ar partneriem, brīvprātīgajiem, sponsoriem). Turklāt daudzi organizācijas darbinieki veiksmīgi izmanto Dokobit portālu atvaļinājuma pieprasījumu parakstīšanai, kā arī dažādu iekšējo rīkojumu un noteikumu parakstīšanai.

Dokobit ieviešana ir paātrinājusi administratīvos procesus. Dokobit risinājums īpaši paātrināja darbu starp Viļņas, Kauņas, Šauļu, Klaipēdas un Panevēžas nodaļām. Līdz šim, lai vāktu nodaļu darbinieku parakstus, dažkārt bija jāizmanto kurjeru un paku sūtījumu pakalpojumi, tāpēc dokumenta parakstīšana ilga vairākas dienas. Tagad ikviens var parakstīt vienu dokumentu mazāk nekā stundas laikā.