„Maxima LT“ – didžiausia lietuviško kapitalo įmonė. Kasdien „Maxima“ parduotuvėse Lietuvoje apsilanko daugiau nei 400 tūkstančių klientų, o šalyje veikia apie pustrečio šimto prekybos tinklo parduotuvių.

„Dokumentų pasirašymas el. parašu „Dokobit“ platformoje yra kompleksinis žingsnis skaitmenizuojant kasdienius darbo procesus. Tai yra svarbu tiek optimizuojant veiklos procesus, tiek mažinant poveikį aplinkai.“

Giedrė Frolenkienė, „Maxima LT“ Teisinių paslaugų departamento direktorė

Iššūkis

Prasidėjus COVID-19 pandemijai, kai dalis veiklos (ypač administracinis darbas) turėjo būti vykdoma per nuotolį, misija „dirbti tvarkingai ir organizuotai“, leidžianti keistis originaliais dokumentais, buvo praktiškai neįmanoma.

Nemokamos el. pasirašymo platformos neužtikrino galimybės, jog visi įmonės dokumentai būtų „vienose rankose“. Tai ypač svarbu bet kuriai įmonei – nepriklausomai nuo jos dydžio.

Prieš tai sutarčių pasirašymas įprastais fiziniais parašais buvo ilgai trunkantis procesas. Maža to, neretai tekdavo medžioti pas kitą šalį „užlaikytas“ sutartis.

Sprendimas

Vieni pagrindinių kriterijų, padėjusių „Maxima LT“ pasirinkti partnerius „Dokobit“, buvo patikimumas, paprastas naudojimas ir kaina.

Šiuo metu „Dokobit“ platformoje yra pasirašoma esminė dalis bendrovės dokumentų, t. y., visos įmonės sutartys (įskaitant pakeitimus, papildomus susitarimus ir pan.) – tiek su fiziniais, tiek su juridiniais asmenimis. Taip pat „Dokobit“ naudojama įmonės vardu siunčiamiems raštams pasirašyti, t. y., tokiems dokumentams, kuriems reikalingas oficialus įmonės atstovo parašas, pvz.: teismo dokumentams, bendraujant su valstybinėmis institucijomis (VMI, „Sodra“ ir pan.).

Rezultatas

Pradėjus naudotis „Dokobit“ sprendimais bendrovėje „Maxima LT“ sutarčių administravimui skirtas darbo krūvis ir sunaudojamo popieriaus kiekis sumažėjo. Maža to, pats sutarčių pasirašymo ir saugojimo procesas tapo pastebimai greitesnis.

Dokumentų pasirašymas el. parašu „Dokobit“ platformoje yra kompleksinis žingsnis skaitmenizuojant kasdienius darbo procesus. Tai yra svarbu tiek optimizuojant veiklos procesus, tiek mažinant poveikį aplinkai.