„Telia“  yra didžiausia telekomunikacijų bendrovė Lietuvoje, RRT duomenimis, pagal pajamas užimanti apie 40 proc. šalies elektroninių ryšių rinkos.

„Greitesnis sutarčių pasirašymas leidžia klientams užsakyta paslauga pradėti naudotis bene iškart, o mes sutaupytą laiką galime skirti efektyvesniam bendravimui ir kitoms užduotims, be to, neskaitant viso vargo skenuojant, pakuojant ir siunčiant dokumentus, nuo šiol esame tikri, kad sutartys nepasimes, viskas laikoma ir dokumentuojama vienoje vietoje.“

Daniel Karpovič, „Telia“ verslo klientų komercijos ir produktų valdymo vadovas

Iššūkis

Aptarnaudama daugiau nei 40 tūkst. įmonių Lietuvoje, bendrovė kasdien pasirašo didelius kiekius dokumentų tiek viduje, tiek su klientais ir tiekėjais. Siekis nuolat stiprinti skaitmeninį klientų aptarnavimą padiktavo poreikį optimizuoti vidinius procesus bei klientams pasiūlyti patogesnį būdą pasiekti teikiamas paslaugas.

Pasak bendrovės, dokumentų „gaudymas“ niekada nebuvo efektyvus laiko atžvilgiu – grandinė „siųsti el. paštu – pasirašyti – skenuoti – siųsti skenuotą kopiją – siųsti originalą – pasirašyti originalą – siųsti paštu klientui“ eikvojo vadybininkų, dirbančių su klientais, laiką. Padažnėję klientų klausimai, kada gi dokumentus su „Telia“ bus galima pasirašyti el. parašu, patvirtino, kad procesų skaitmenizavimas tampa pagrindiniu ne tik bendrovės, tačiau ir klientų siekiu.

Sprendimas

Renkantis sprendimą, kuris užtikrintų šiandieninius poreikius atitinkantį klientų aptarnavimo procesą – greitą, saugų, vos kelių mygtukų paspaudimu, bendrovei buvo svarbu patikimumas, skaidrumas, galimybė pradėti sprendimu naudotis iškart, neeikvojant savų IT resursų, ir poreikius atitinkantys funkcionalumai, nukreipti į gerą naudotojo patritį – patogumas, paprastumas, intuityvumas ir prekių ženklo stiliaus pritaikymas. „Dokobit“ el. dokumentų pasirašymo portalas geriausiai atliepė visus poreikius.

Portalą bendrovė pradėjo naudoti verslo klientų pardavimo ir aptarnavimo procesuose, daugiausiai – pasirašyti paslaugų teikimo sutartis. „Telia“ buvo pirmoji telekomunikacijų bendrovė Lietuvoje, įmonėms siūlanti sutartis pasirašyti el. parašu.

Neilgai trukus el. pasirašymo portalą išbandė ir bendrovės produktų vadovai bei žmogiškųjų išteklių valdymo, IT paslaugų valdymo, pirkimų padaliniai – pasirašyti sutartis su tiekėjais, IT paslaugų užsakymus ir darbų pridavimo aktus.

Rezultatas

„Telia“ skaičiuoja, kad pradėjus naudoti „Dokobit“ išorinių dokumentų pasirašymas sutrumpėjo nuo kelių dienų iki kelių valandų. Greitesnis sutarčių pasirašymas leidžia klientams užsakyta paslauga pradėti naudotis bene iškart, o bendrovė sutaupytą laiką gali skirti efektyvesniam bendravimui ir kitoms užduotims. Be to, el. procesas padeda užtikrinti, kad sutartys nepasimes – viskas laikoma ir dokumentuojama vienoje vietoje.

Pasak bendrovės, per maždaug metus per „Dokobit“ pasirašomų dokumentų kiekis išaugo beveik dvigubai.