Rent Vilnius on võrdlemisi väike ettevõtte pakkudes ostu-rendi ja üürikinnisvara haldusteenuseid. Pakutav lahendus võtab kinnisvaraomanikelt kõik üürimise ja kinnisvara hooldusega seotud ülesanded: aitab leida sobivaima korteri investeeringuks, valib üürnikud, hoolitseb kinnisvara parandus- ja hooldustööde teostamise eest, lahendab üürnike probleemid, kogub üüritulu ning muu vajaliku, jne.

“Võttes kasutusele digiallkirjastamise ja Dokobit portaali kiirenesid meie protsessid, kuna saame klientidega lepingud allkirjastada juba samal või kohe järgmisel päeval. Oleme poole aastaga teeninud sel viisil oma klientidele 20 000 eurot tulu.”

Jurgis Vilutis, Rent Vilnius partner

Väljakutse

Kinnisvara hooldus- ja haldusvaldkonnas töötades peab arvestama suurel hulgal paberimajandusega – dokumentide hulk ühes kuus võib olla mõnekümnest mitmesajani.

Veelgi enam väljakutseid tekib, kui kinnisvara omanikud, kes haldusteenust ostavad, elavad Leedust väljas. Protsess muutub hulga keerukamaks – kõik dokumendid tuleb füüsiliselt allkirjastada kas edastades neid posti teel või oodates, kuni allkirjastaja riiki saabub. Nii võib juhtuda, et protsessi keerukuse või isegi võimatuse tõttu omanikud loobuvad teenuse kasutamisest ning jätavad oma kinnisvara välja üürimata, kaotades seeläbi lisasissetuleku.

Rent Vilnius otsis probleemile lahendust vähendamaks üürikinnisvara omaniku füüsilise kohalolu vajalikkust protsessis ning lihtsustamaks kogu protsessi üldiselt. Nii leidsid nad Dokobit-i.

Lahendus

Täna kasutab Rent Vilnius Dokobit portaali allkirjastamaks kliendi- ja liisingulepinguid, kinnisvaraakte, notariaalseid akte, puhkuseavaldusi ning arveid. Väikeettevõtte jaoks tähendab see umbes 44 dokumenti kuus.

Tulemus

Ettevõte alustas digiallkirjastamise portaali kasutamist ilma reaalset investeeringutulu teadmata. Poole aastaga sai selgeks, et otsus oli olnud õige. Pärast seda, kui digiallkirjastamise protsess oli viidud Dokobit portaali, muutus kõik: ettevõte säästab aega ja raha dokumentide printimiselt ning posti teel edastamiselt. Samuti on dokumentide haldus muutunud märgatavalt lihtsamaks – dokumendid kinnitatakse ja allkirjastatakse ühes kohas. Ettevõtte jaoks on sääst kuus vähemalt 137 eurot, 5 aastaga kasvab see summa enam kui 8000 euroni. Väikeettevõtete jaoks on see suur summa, eriti kui võtta arvesse, et see on lepingute allkirjastamise kulu.

Digiallkiri ja Dokobit on aidanud ettevõttel jõuda väljaspool kodumaad elavate leedukateni nagu ka kinnisvaraomanikeni, kes ise elavad Vilniusest eemal. Uute sihtgruppideni jõudmine on aidanud ettevõttel kasvatada müüki 20% viimase poole aasta jooksul.

Lahendus aitas Rent Vilnius ettevõttel vabaneda füüsilisest paberitööst ning lihtsustada ettevõtte sisemini protsesse – lepinguid ei allkirjastata nüüd mitte ainult kiiremini, vaid on ka mugavalt ühes kohas säilitatud.