UAB ConnectPay er ein af ört vaxandi rafeyrisstofnunum Litáens (EMI), en þær bjóða upp á bankaþjónustu fyrir netfyrirtæki. ConnectPay er skráð, löggild stofnun, undir eftirliti Seðlabanka Litáens, sem fylgir reglugerð Seðlabanka Evrópu.

ConnectPay teymið sameinast undir gildunum; gagnsæi, sköpunargáfa, einfaldleiki og virðing. Þau taka ábyrga nálgun í því að minnka vistsporið sitt og hefur fyrirtækið því engin útibú, starfsemi þess fer fram í stafrænu rými og vinna þau ekki með fyrirtækjum sem nota jarðefnaeldsneyti.

“Ein lota fyrir undirritun skjala tók áður um tvær vikur – nú eru skjöl undirrituð á 3 dögum að meðaltali. Eftir að Dokobit var innleitt minnkaði heildartími undirskriftaröflunar úr 30 vikum í 45 daga á ári. Það liggur í augum uppi að tími starfsmanna nýtist betur og allt ferlið er einfaldað.”

Agnė Selemonaitė, Aðstoðarframkvæmdarstjóri og stjórnarformaður hjá ConnectPay

Áskoranir

Þar sem ConnectPay er alþjóðlegt fyrirtæki var ein af stærstu áskorunum að fá skjöl undirrituð í mörgum löndum. Skjölin þurftu að vera undirrituð í réttri röð, mismunandi einstaklingar frá ólíkum löndum þurftu að undirrita skjöl í ákveðinni röð sem gerði það að verkum að án Dokobit var ferlið mjög erfitt og tímafrekt.

Það var á stjórnarfundum, sem haldnir eru rúmlega 15 sinnum á hverju ári, sem “eltingarleikurinn” við undirskriftir tók mest á. ConnectPay reiknaði út að slíkt undirskriftarferli tæki oftast í kringum tvær vikur og að kostnaðurinn fælist ekki bara í vinnu og tíma starfsmanna og fullt af pappír, heldur einnig fjölda ferða með bíl, flugi o.s.frv. sem eykur á mengun og sóun. Þess vegna hefur það orðið eitt af helstu markmiðum ConnectPay að stafvæða alla sína ferla að fullu.

Lausnir

Þegar heimsfaraldurinn skall á áttaði fyrirtækið sig á því hversu tímafrekt og ósjálfbært það var að fá skjöl undirrituð handvirkt. Um sama leyti rákust þau á Dokobit.

ConnectPay valdi Dokobit vegna tengingu við fjölmörg rafræn skilríki (skilríki í appi, skilríki á farsíma o.fl.), öruggar skjalasendingar, staðfestingu á rafrænt undirrituðum skjölum og einfalda innleiðingu á kerfinu fyrir starfsmenn. Kerfið býður upp á að bæta notendum við með skilvirkum hætti, setja upp verkferla fyrir skjöl, mismunandi hluverk þátttakenda o.fl. Ferlið varð þægilegt og aðgengilegt með Dokobit.

Útkoma

ConnectPay notar Dokobit til að undirrita alla samninga innan fyrirtækisins: allt frá þagnarskyldusamningum eða samningum við starfsmenn og birgja til stjórnarákvarðana eða framkvæmdafyrirmæla.

Ein lota fyrir undirritun skjala tók áður um tvær vikur – nú eru skjöl undirrituð á 3 dögum að meðaltali. Eftir að Dokobit var innleitt minnkaði heildartími undirskriftaröflunar úr 30 vikum í 45 daga á ári. Allt varðandi undirritun skjala er orðið miklu einfaldara: allt er rafrænt, þannig að þú þarft ekki lengur að fá skjöl undirrituð í eigin persónu – með því að smella á einn hnapp geturðu sent áminningu um undirritun sem ekki hefur skilað sér.