Jaemüügiettevõtte Rimi Leedu harus on umbes 3300 töötajat. Täna on Leedus 75 erineva suurusega Rimi kauplust.

“Dokobit vastas meie vajadustele ja kõrgetele turvanõuetele ning koos juurutasime kõigis Balti riikides kasutatavasse Rimi dokumendihaldussüsteemi kvalifitseeritud e-allkirjastamise funktsionaalsuse.”

Asta Rekštienė, Rimi Baltics juriidilise osakonna juhataja

Väljakutse

Dokumentide digiallkirjastamine on pandeemia ajal olnud igasuguste ettevõtete, sealhulgas jaekettide, kriitilisema tähtsusega kui kunagi varem. Pärast tööprotsesside distantsile kolimist alustati Rimi Leedu harus kaasaegsete dokumendihaldusvahendite juurutamist, sealhulgas ka kvalifitseeritud e-allkirjade kasutamist. Seetõttu on kodukontorites töötajaile dokumentide digiallkirjastamine äärmiselt mugav nii ettevõttesiseselt kui ka tarnijate ja koostööpartneritega dokumentide allkirjastamisel. Kuigi dokumendihalduskeskkonnad olid kasutusele võetud loomulikult juba enne pandeemiat, kiirendas kodukontoritest töötamine edasisi muutusi.

Lahendus

Kodukontorite ja pandeemiate ajastul on uueks trendiks saanud võimekad dokumendihaldussüsteemid – protsessid on üha enam kaugjuhitavad. Üks peamisi kriteeriume, mille tõttu Rimi Leedu haru oma partneriks just Dokobiti valis, oli Dokobiti lahenduste kõrge turvalisus, mugavus ja sujuvus ning lahenduse ühtviisi toimimine kõigis Balti riikides. Rimi Leedu haru kasutab Dokobiti lahendusi dokumentide digiallkirjastamiseks äripartnerite ja tarnijatega ning ettevõttesiseselt.

Tulemus

Tagamaks sujuvat üleminekut kvalifitseeritud e-allkirjadega allkirjastamisele, on Rimi Leedu haru organisatsioonisisesed muudatused ellu viidud järk-järgult. Digiallkirjastamisega alustati Baltikumi kaubandusosakondades allkirjastades tarnijatega märkimisväärse hulga lepinguid. Järk-järgult on hakatud digitaalset allkirja juurutama ka organisatsiooni teistes osakondades. Digitaliseerumine on võimaldanud Rimi Leedu harul teha paremaid otsuseid, täiustada oma digiallkirjastamise protsesse ja võimalusi ning teha vajadusel ka kiiresti muudatusi.

Nähes muudatusega kaasnevat mugavust, harjusid Rimi Leedu töötajad uuenenud protsessiga kiiresti. Dokumentide digiallkirjastamisel ei pea printima allkirjaga dokumente, koguma füüsilisi allkirju ja saatma lepinguid posti või kulleriga, mis seni on märkimisväärselt pikendanud lepingute allkirjastamise aega. Nüüd on kõik palju lihtsam – dokumente saab allkirjastada kõikjal ja vaid mõne minutiga. Ettevõttel on hea meel, et ka äripartnerid, kellega lepinguid sõlmitakse, on oma protsessides digitaalse lähenemise omaks võtnud.

Digiallkirjastamine on jätkusuutlik lahendus, mis säästab dokumentide printimiseks kasutatavat paberit. Pärast uuenduse juurutamist on Rimi Leedu haru suutnud saavutada juba rahuldavaid tulemusi – lühikese aja jooksul on paberikasutus vähenenud 63%: säästetud on 257 kilogrammi paberit, mis on 54 000 lehekülge.