UAB ConnectPay er en av Litauens raskest voksende e-pengeinstitusjon som tilbyr banktjenester for nettbaserte selskaper. ConnectPay er en lisensiert institusjon som er registrert og regulert av Litauens sentralbank, som følger reguleringen til Den europeiske sentralbanken.

Slike verdier som åpenhet, kreativitet, enkelhet og respekt, forener ConnectPay-teamet. Organisasjonen tar en ansvarlig tilnærming til å redusere det økologiske fotavtrykket – selskapet har ingen filialer, dets aktiviteter foregår i det digitale rommet, og det jobber heller ikke med selskaper som bruker fossilt brensel.

“Én signaturinnsamlingssyklus for styret pleide å ta omtrent to uker, men nå samles signaturer inn på 3 dager. Etter at vi har begynt å bruke Dokobit, endret den totale signaturinnsamlingsperioden seg fra 30 uker til 45 dager i året og sparer dermed ansattes tid og forenkler prosessen.”

Agnė Selemonaitė, viseadministrerende direktør i ConnectPay, styreleder

Utfordring

Siden ConnectPay er et globalt selskap, var en av deres største utfordringer å samle signaturer internasjonalt. Signaturinnsamlingen ble utført i et kjedeprinsipp, det vil si at dokumentet måtte signeres av flere personer fra forskjellige land i en bestemt rekkefølge, så uten Dokobit ville prosessen vært vanskeligere og mer tidkrevende.

“Jakten” på signaturer som krevde mest ressurser, fant sted under styremøtene som ble holdt mer enn 15 ganger årlig. ConnectPay regnet ut at en slik signaturreise vanligvis tok omtrent to uker og kostet ikke bare ansattes timer og tonnevis med papir, men også logistikk (fly, biler osv.) som bidrar til miljøforurensning. Derfor har et av hovedmålene til ConnectPay blitt fullstendig digitalisering av selskapets prosesser.

Løsning

Da den globale pandemien rammet og selskapet innså at fysisk signaturinnsamling ikke bare tar opp ansattes tid, men også er en uholdbar løsning, tok Dokobit-systemet deres fokus.

ConnectPay valgte Dokobit fordi de tilbød en rekke signeringsverktøy (Smart-ID, Mobil-ID osv.), sikker dokumentdeling, signaturverifisering og smidig integrering av ansatte i systemet, noe som muliggjør effektiv tillegg av ansvarlige ansatte og tildeling av roller til dem. Med Dokobit ble prosessen mye jevnere og enklere.

Resultat

ConnectPay bruker Dokobit for å signere alle interne kontrakter: fra taushetserklæringer eller kontrakter med ansatte og leverandører til styrevedtak eller utøvende ordre.

Én signaturinnsamlingssyklus for styret pleide å ta omtrent to uker, men nå samles signaturer inn på 3 dager. Etter bruk av Dokobit krympet den totale signaturinnsamlingsperioden fra 30 uker til 45 dager per år. Signaturinnsamlingsprosessen har blitt mye mer enkel: alt er digitalisert slik at du ikke lenger trenger å samle inn signaturer personlig – ved å klikke på kun én knapp kan du sende en påminnelse om signaturen som fortsatt mangler.