UAB „Volvo Lietuva“, atstovaujanti „Volvo Group Trucks“ interesus šalyje, yra atsakinga už „Volvo Trucks“ ir „Renault Trucks“ sunkvežimių pardavimo, serviso paslaugas ir rinkodarą. Bendrovė siūlo kompleksinius transporto sprendimus klientams, gabenantiems krovinius lengvaisiais komerciniais automobiliais ir sunkvežimiais.

„Sprendimas mums leido atsisakyti archyvams skirtų patalpų, jų vietoje įrengiant patogius susitikimų kambarius. Pasirašinėdami dokumentus el. būdu sutaupėme nemažai popieriaus pakuočių, taigi „Dokobit“ mums padeda siekti svarbaus tikslo – gamtos išteklių tausojimo.“

Dalia Stasiūnienė, Finansų direktorė

Iššūkis

Naujų ir naudotų sunkvežimių pardavimo bei serviso paslaugas teikianti „Volvo Lietuva“, kaip ir daugelis įmonių šalyje ir visame pasaulyje 2021-aisiais susidūrė su pandemija. Nors visa verslo aplinka staiga pasikeitė ir ore sklandė neapibrėžtumas dėl ateities, nei gyvenimas, nei darbai nesustojo. Ir toliau reikėjo pasirašinėti šūsnis dokumentų bei sutarčių, tad įmonės darbuotojai į situaciją pažiūrėjo supratingai ir lanksčiai – namuose įsirengė laikinas darbo vietas, čia spausdino, skanavo sutartis ir jas siuntė klientams bei partneriams.

Suprantama, tai nebuvo itin patogu ar efektyvu, todėl išsyk buvo paspartintas perėjimas prie išmanesnio, saugesnio bei greitesnio būdo pasirašyti sutartis su klientais. Tam tikrą patirtį dauguma darbuotojų turėjo naudodamiesi „Smart-ID“ ir „Mobile-ID“ el. parašu. Be to, jau prieš netikėtą pandemiją rinkoje buvo ieškota tinkamų sprendimų skaitmenizuoti ir optimizuoti dokumentų pasirašymą.

„Volvo Lietuva“ klientai ir verslo partneriai yra įsikūrę įvairiuose miestuose ir šalyse, vieni buvo pažengę skaitmeninių technologijų srityje, o dalis pripažino tik fiziniu parašu patvirtintus dokumentus. Vieni iš pagrindinių bendrovės iššūkių buvo supažindinti bei paskatinti klientus naudotis el. pasirašymo sprendimais, parodyti privalumus taupant laiką ir tausojant gamtos resursus.

Sprendimas

Besirenkant el. pasirašymo sprendimų teikėją pagrindinis ir svarbiausias kriterijus „Volvo Lietuvai“ buvo paprasta naudotojo patirtis. „Svarbu, kad sistema dirbtų mūsų verslui, o ne atvirkščiai. Darbuotojus supažindinome su sprendimu ir apmokėme, tad integracija vyko sklandžiai ir greitai.  Dokumentus pasirašome keturių akių principu – vienam dokumentui tenka du parašai“, – sako „Volvo Lietuva“ finansų direktorė Dalia Stasiūnienė.

„Volvo Lietuva“ komandos dėmesį „Dokobit“ sprendimas patraukė savo paprastumu. Galimybė priskirti dokumentus įvairioms funkcinėms kategorijoms padėjo sukurti aiškią struktūrą. Naudotojų ataskaitos į kasdienius pasirašymo procesus įnešė daugiau aiškumo ir skaidrumo. Patogu ir tai, kad dokumento kopijos ar nuorodos nereikia siųsti el. paštu papildomai. Formuojant dokumentą pasirašymui matomas pasirašančiųjų sąrašas, o sistema siunčia automatinius pranešimus. „Dokobit“ taip pat pasiūlė galimybę pritaikyti išorinę klientų sąsają pagal „Volvo Lietuvos“ atstovaujamų prekinių ženklų stiliaus reikalavimus.

Rezultatas

„Volvo Lietuva“ dabar „Dokobit“ naudoja vidinių dokumentų: įgaliojimų, įsakymų, darbo sutarčių pasirašymui bei sutartims su klientais. Perėjusi prie el. pasirašymo sprendimų bendrovė itin palankiai vertina taupomą laiką, kurio dokumentų pasirašymui bei logistikai reikėdavo kur kas daugiau. Taip pat – sumažėjusį popieriaus užsakymų ir dokumentų archyvavimo patalpų poreikį. Iki būtinojo minimumo sumažinusi popieriaus naudojimą įmonė Vilniaus ofise vietoje buvusių archyvų jau įrengė dvi kabinas susitikimams tet-a-tet ar pokalbiams telefonu.

Kiti sprendimo privalumai – efektyvesnis sutarčių pasirašymas ir resursų optimizavimas. Dabar vadybininkams nebūtina važiuoti pas klientą, siųsti dokumentų į kitus šalies miestus per kurjerių tarnybas ar paštą. Tai padeda taupyti pinigus, darbuotojų laiką ir sumažina įmonės automobilių naudojimą. Be to, sutartis galima pasirašyti ne tik su Lietuvos klientais ar verslo partneriais, bet ir su centrinėje būstinėje Geteborge, Švedijoje esančiais kolegomis – tai itin palengvina ir pagreitina procesą visoms sutartį pasirašančioms pusėms.