Nuo 2006 m. veikianti UAB „Scandagra“ veiklą pradėjo nuo grūdinių kultūrų supirkimo ir didmeninės prekybos trąšomis, sėklomis bei augalų apsaugos produktais.

Šiuo metu įmonė yra viena iš daugiausiai ekologiškos produkcijos superkančių bendrovių šalyje, eksportuojanti grūdus į Vokietiją, Austriją, Olandiją ir Belgiją bei kiekvienais metais plečianti pardavimų geografiją.

„Viena reikšmingiausių „Dokobit“ atneštų naudų – rizikos suvaldymas. Grūdų kainą ir kitas sąlygas fiksuoti, įforminti bei pasirašyti sutartį svarbu nedelsiant. Laukti ir leisti rizikai įsibrauti į dinamišką žemės ūkio sektorių yra neproduktyvu.“

Indrė Januškevičiūtė, Grūdų pirkimo koordinatorė

Iššūkis

Žemės ūkio sektorius – labai dinamiškas, kasdien susiduriantis su įvairiausio plauko užduotimis, neišvengiančiomis ir kasdienių iššūkių. Darbas vyksta įtemptai, svarbus operatyvumas, atliekamų veiksmų greitis ir efektyvumas – pvz., kainos fiksavimas ir sutarties pasirašymas turi vykti iškart. Maža to, daugelį užduočių, nesvarbu, ar tai būtų grūdų pirkimas, ar sėja, atlieka vienas asmuo – ūkininkas; jo darbo procesuose itin svarbus procesų paprastumas ir efektyvumas.

Anksčiau dokumentų pasirašymas vargino veiksmų pertekliumi. Sutartis buvo pasirašinėjama grandinėlės principu: atsakingas asmuo PDF formato sutartį siųsdavo vadybininkui, vadybininkas – ūkininkui, ūkininkas – pasirašytą atgal vadybininkui, o vadybininkas – atgal atsakingam asmeniui. Tai buvo daroma el. paštu ir procesas užtrukdavo per ilgai – sėkmės atveju pasirašyta sutartis sugrįždavo vidutiniškai po savaitės. Rankinis, neautomatizuotas darbas surydavo galybę visų pasirašymo procese dalyvaujančių šalių laiko.

Susidurta ir su problema dėl didelio popieriaus sunaudojimo ir jo archyvavimo, kuri turėjo įtakos tiek finansinėms išlaidoms, tiek praktinei veiklai. Visi dokumentai buvo dokumentuojami ir archyvuojami, o tai reiškė, kad sunaudojama daugybė lapų popieriaus. Tai taip pat prisidėjo prie didelių finansinių išlaidų tokiose srityse kaip archyvavimas, kurių sąnaudos apėmė įvairius išteklius – nuo darbuotojų iki popieriaus kaštų. Perteklinis popierizmas darbus apsunkino ir laiko atžvilgiu: jei reikėdavo surasti svarbų dokumentą (pvz., teisinį) – užtrukdavai, nes turėjai knaisiotis po milžiniškas krūvas suarchyvuotų popieriaus lapų.

Sprendimas

Prieš renkantis el. pasirašymo paslaugų teikėjus organizacija atliko išsamų rinkos tyrimą. Pasirinkti „Dokobit“ paskatino keli kertiniai kriterijai: galimybė pasirašyti dokumentus naudojant kvalifikuotą el. parašą, paprastas naudojimas ir draugiška naudotojo patirtis, esant poreikiui – galimybė turėti integraciją į savo sistemas, veikimas visose Baltijos šalyse, plataus eID priemonių pasirinkimas. Patogu tai, kad viską galima rasti „Dokobit“ portale – nereikia kurti ar ieškoti jokių papildomų sistemų. Portalo integracija – greita ir nereikalaujantis jokių papildomų darbų, resursų ar įgūdžių.

Dabar „Scandagra“ didžiąją dalį grūdų pirkimo sutarčių ir visus su jomis susijusius priedus pasirašinėja „Dokobit“ portale. Iš programos, kurioje sudaryta sutartis, dokumentas pasirašymui nukeliauja per pageidaujamą terminą. Tai palengvina procesus visoms pasirašančioms šalims: atsakingam asmeniui, vadybininkui, ūkininkui.

Rezultatas

„Scandagra“ pabrėžia, koks svarbus jiems yra dokumentų pasirašymo greitis. Dabar jie džiaugiasi grūdų supirkimo sutartis galintys pasirašyti iškart – dokumento pasirašymo laikas, anksčiau pasiglemždavęs savaitę, dabar užtrunka vos porą minučių.

„Dokobit“ portalo integraciją kompanija vertina kaip labai sėkmingą projektą: nuo pat pirmos el. pasirašymo sprendimų naudojimo dienos organizacija nebuvo susidūrusi su jokiomis problemomis, trikdžiais ar nesklandumais – procesas nuo pat pradžios džiugino savo sklandumu. „Scandagra“ išskiria paprastą ir aiškią naudotojo patirtį, galimybę viską turėti vienoje vietoje, archyvavimo naudą, dokumentų pasirašymo greitį bei operatyvumą.

Kompanija pastebi ir praktiškai išnykusias rankinio darbo naudas – kasdienėms užduotims atlikti prireikia mažiau žmogiškųjų resursų. Sutartis sudaroma ir pasirašoma labai operatyviai, todėl ūkininkas laikui jautrų kainos fiksavimą gauna ne po savaitės, dienos ar valandos, o iškart.

Viena reikšmingiausių „Dokobit“ atneštų naudų – rizikos suvaldymas. Grūdų kainą ir kitas sąlygas fiksuoti, įforminti bei pasirašyti sutartį svarbu nedelsiant. Laukti ir leisti rizikai įsibrauti į dinamišką žemės ūkio sektorių yra neproduktyvu.