IKI – 1992-aisiais įsteigtas prekybos tinklas. „IKI“ tapo pirkėjų lojalumo programos pradininkais, taip pat išleido privačius prekių ženklus ir pirmieji įdiegė savitarnos kasas bei atidarė pilnai autonomines parduotuves.

„Dokumentų pasirašymas el. parašu bendrovėje „IKI“ yra ne tik paprastas, tvarus bei inovatyvus būdas tvarkyti sutartis. Tai sutaupo begalę laiko, kurį galime skirti kitiems, daug įdomesniems projektams.“

Vaida Budrienė, IKI Komunikacijos vadovė

Iššūkis

IKI Lietuva, UAB valdantys „IKI“ parduotuvių tinklą, jau kurį laiką investuoja į šiuolaikines technologijas. Tačiau kaip ir daugelyje įmonių, taip ir bendrovėje „IKI“ viena pagrindinių aplinkybių, paskatinusių ieškoti darbo procesus lengvinančių skaitmeninių priemonių, buvo pandemija ir karantino apribojimai. Jo metu šalyje veiklą galėjo vykdyti tik mažmeninės prekybos įmonės, o ir veikti reikėjo itin operatyviai. Buvo dirbama per nuotolį ir darbas jokiu būdu negalėjo sustoti – tiek ir vidaus dokumentai, tiek ir dokumentai su išorės partneriais, prekių / paslaugų teikėjais turėjo būti ir toliau pasirašomi sklandžiai, todėl reikėjo operatyviai pereiti prie elektroninio pasirašymo sprendimų.

Vienas pagrindinių organizacijos iššūkių prieš pereinant prie el. pasirašymo sprendimų buvo informacijos el. parašo tema stygius. Vis dar iki galo nebuvo aišku – kas tai yra, kokias galimybes atrakina, kaip elgtis, jei viena šalis dokumentą pasirašo el. parašu, o kita nori uždėti fizinį, kaip saugoti tokius dokumentus, ar asmeniniu el. parašu, kaip kad ir fiziniu, galima pasirašinėti įmonės dokumentus.

Sprendimas

Vienas kertinių kriterijų renkantis el. pasirašymo priemonę kompanijoje buvo saugumas ir patikimumas. Todėl svarbiausia, kad dokumentai būtų pasirašomi būtent kvalifikuotu el. parašu. Taip organizacijos „IKI“ akiratyje atsirado tokią paslaugą teikianti „Dokobit“.

Po kelių „Dokobit“ platformos pabandymų kompanija suprato, kad jos pasirinkimas eliminuoja galybę nepatogumų.

Rezultatas

Prekybos tinklui „IKI“ buvo itin svarbus sistemos patogumas ir prieinamumas, todėl džiaugiasi, kad prie „Dokobit“ galima jungtis ne viena el. priemone – pvz., „Mobile-ID“, „Smart-ID“ programėle, ID kortele, USB raktu. Patogu ir tai, kad yra galimybė naudotojams duoti administratoriaus teises (tuomet galima suteikti ar pašalinti prieigas, pasirašymo tvarką ir vaidmenis, pašalinti dokumentus). Tai yra labai aktualu, jeigu įmonėje nustatyta konkreti sutarčių vizavimo tvarka – sistema įgalina to įgyvendinimą, nes galima nustatyti pasirašymo veiksmų seką, pasirašymo terminą. Patogu yra ir pranešimai el. pašto dėžutėje – kuomet esi kviečiamas pasirašyti dokumentą, yra įkeltas komentaras prie dokumento, dokumentas pasirašytas ar pan.

Pabrėžtina ir tai, kad organizacijoje „IKI“ dokumentai pasirašomi „keturių akių“ principu, t. y., juos visada pasirašo du asmenys. Todėl dokumentų pasirašymas el. parašu čia tikrai gelbsti: nebereikia fiziškai ieškoti žmonių – viskas randama vienoje vietoje. Ne paslaptis ir tai, kad naudojantis „Dokobit“ stipriai sumažėjo administracinės naštos, kurią nešdavo dokumento (paprastai – sutarties) rengėjas. Dokumentų sekimas ir tvarkymas didžiulėje organizacijoje yra nemenkas iššūkis, kurį įveikti padėjo el. sprendimai.

Galiausiai, iki pradėjus naudotis el. parašo sprendimais, dokumentai turėjo būti kažkur archyvuojami – dokumentų skaitmenizavimas gaišdavo visų laiką, o ir turėti galybę popierinių dokumentų būdavo paprasčiausiai netvaru. Dabar dokumentai saugomi tvarkingai, prieinami atsakingiems asmenims, o ir bendravimas su partneriais, valstybės institucijomis vyksta daug operatyviau – nereikia papildomai siuntinėti įvairiausių „originalų“.