Advokatų kontora „Ellex Valiunas“ yra lyderiaujančios Baltijos šalių advokatų kontorų grupės „Ellex“ narė, turinti didžiausią specializuotą teisininkų komandą – Lietuvoje dirba virš 100 teisininkų, Baltijos šalyse – per 250.

Nuo 1992 m. kontora yra sukaupusi reikšmingos verslo klientų konsultavimo patirties ir atstovavusi didžiausio rezonanso šalyje sulaukusiose bylose. Aukščiausios kompetencijos teisinės konsultacijos viešojo ir privataus sektoriaus klientams teikiamos visais įmonių valdymo, verslo procesų reguliavimo ir ginčų sprendimo srityse.

„Nusprendus dokumentus pasirašinėti el. būdu, nustebino tai, kad pereiti prie to yra labai nesudėtinga – naują įprotį lengvai bei greitai įsisavino ir „Ellex Valiunas“ darbuotojai, ir klientai. Kai įrankis patogus, jis nesunkiai tapo įpročiu.“

Nomeda Kemeklienė, Finansų ir administracijos direktorė

Iššūkis

2019-aisiais el. parašo galimybės dažnam dar buvo daug klausimų kelianti tema. Užkietėjusiems mėlynojo tušinuko fanatikams – nenorima pažinti inovacija, apie tai girdėjusiems tik viena ausimi – per sudėtingas, papildomų technologijų reikalaujantis įrankis, dar kitiems – sėkmingai ir kasdienybėje, ir darbe pritaikomas pagalbininkas. El. parašas neaplenkė ir advokatų kontoros „Ellex Valiunas“ kolektyvo – pasiryžę savo ir klientų procesus palengvinti dokumentų pasirašymu el. būdu, prieš tai organizacija kruopščiai atliko namų darbus.

Teisininkų darbe procesai yra kantriai ir preciziškai apgalvojami, pirmiausia siekiama patogumo klientams ir paties teisininkams. Todėl diegiant „Dokobit“ buvo paruoštas išsamus skaitmeninis vadovas, atsakantis apie bet kokį el. parašo tema naudotojui galintį kilti klausimą (nuo el. parašo lygmenų iki galiojimo laiko). Svarbu buvo ir nuvaikyti mitą, kad el. parašas ir el. pasirašymo platforma yra vienas ir tas pats.

Ne mažiau svarbus buvo ir „Ellex Valiunas“ komandos tikslas dar labiau sumažinti popieriaus naudojimą. Tai buvo proga žengti koja kojon su tvarumo strategijos įgyvendinimu.

Sprendimas

„Ellex Valiunas“ kontora dar 2019-aisiais pradėjo ieškoti sklandaus, intuityvaus bei patogaus įrankio dokumentų pasirašymo skaitmenizavimui. Jiems rūpėjo, kad dokumentus būtų galima pasirašyti tiek kontoros viduje (savo organizacijos darbo organizavimui), tiek su išore (klientais, tiekėjais).

Būdamos verslo teisės patarėjais, advokatų kontoros dažnai atlieka tarpininko vaidmenį: šalims turint pasirašyti dokumentą, būtina atrasti ir pasiūlyti abiem pusėms patogiausią pasirašymo būdą. Čia reikalingas visiškas skaidrumas ir aiškumas – svarbu, kad el. pasirašymo tema nekiltų klausimų nei teisininkams, nei klientams. Taip „Ellex Valiunas“ akiratyje atsirado „Dokobit“.

Rezultatas

Per pasaulį nuvilnijus pandemijai, „Ellex Valiunas“ tam buvo pasiruošę – jau kurį laiką dokumentus pasirašinėjo el. būdu. Ankstyvas el. parašo prisijaukinimas padėjo išvengti galvos skausmo, susijusio su chaotišku procesų skaitmenizavimu. Jau pandemijos pradžioje darbas sklandžiai vyko tiek organizacijos viduje, tiek su išorės klientais.

Ryškiausia gaida, pasižymėjusi visuose „Ellex Valiunas“ procesuose, tapo advokatų kasdienybėje sumažėjęs popieriaus kiekis – pradėjus naudotis „Dokobit“ buvo smarkiai sumažintas vidinis popieriaus sunaudojimas.

Negana to, „Ellex Valiunas“ teisininkai vieni pirmųjų rinkoje pradėjo teikti teisines konsultacijas, susijusias su kvalifikuoto el. parašo naudojimu, ir, remdamiesi savo pavyzdžiu, klientams padėjo įgyvendinti skaitmenines el. dokumentų pasirašymo galimybes. Organizacija dar kartą įsitikino, kad inovacijos visada veda į teigiamą pokytį – naują įprotį lengvai bei greitai įsisavino ir klientai, ir darbuotojai.