Telia Lietuva ist das größte Telekommunikationsunternehmen in Litauen, das nach Angaben der Regulierungsbehörde für Kommunikation gemessen an den Einnahmen etwa 40 % des litauischen Marktes für elektronische Kommunikation abdeckt.

„Dank des schnelleren Signierens von Verträgen können unsere Kunden die gekauften Dienste beinahe sofort nutzen und wir können die eingesparte Zeit für eine effektivere Kommunikation sowie andere Aufgaben verwenden. Abgesehen von der ganzen Mühe, die wir für Scannen, Verpacken und Versenden von Dokumenten aufbringen mussten, sind wir jetzt auch sicher, dass Verträge nicht verloren gehen, sondern alles zentral aufbewahrt und dokumentiert wird.“

Daniel Karpovič, Leiter der B2B Produkt- und Handelsentwicklung bei Telia

Herausforderung

Das Unternehmen, das mehr als 40.000 Unternehmen in Litauen bedient, signiert täglich große Mengen von Dokumenten, sowohl intern als auch mit Kunden und Partnern. Telia Lietuva stärkt seit einiger Zeit den digitalen Kundenservice, um nicht nur die internen Prozesse zu optimieren, sondern auch um den Kunden einen bequemeren Zugang zu den Diensten zu bieten.

Nach Angaben des Unternehmens war es noch nie sehr zeitsparend, Dokumenten hinterherzulaufen. Die Kette „per E-Mail senden – signieren – scannen – gescannte Kopie senden – Original versenden – Original signieren – per Post an den Kunden senden“ verschwendete Zeit der Manager, die sie für ihre Kunden benötigten. Häufige Kundenanfragen zur Möglichkeit, Dokumente bei Telia Lietuva mit elektronischer Signatur zu unterzeichnen, bestätigten, dass die Digitalisierung von Prozessen nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die Kunden zum Hauptziel wird.

Lösung

Da sich das Leben immer mehr in den digitalen Raum verlagert, müssen Unternehmen für einen Kundenservice sorgen, der den heutigen Anforderungen entspricht — schnell, sicher und mit nur wenigen Klicks.

Bei der Auswahl einer Lösung zählten Zuverlässigkeit und Transparenz zu den wichtigsten Kriterien, ebenso wie die Möglichkeit, die Lösung sofort einsetzen zu können, ohne die IT-Ressourcen des Unternehmens zu verschwenden.

Telia Lietuva war auch auf der Suche nach der richtigen Funktionalität für ein besseres Nutzererlebnis. Die Lösung musste also bequem, einfach und intuitiv sein und eine Branding-Option haben. Das e-Dokumentsignaturportal von Dokobit hat die Erwartungen und Anforderungen am besten erfüllt.

Das Unternehmen begann damit, das e-Dokumentsignaturportal von Dokobit in den Vertriebs- und Serviceprozessen von Geschäftskunden zu nutzen, hauptsächlich um Serviceverträge zu signieren. Telia Lietuva war das erste Telekommunikationsunternehmen in Litauen, das seinen Kunden anbot, Verträge elektronisch zu signieren.

Schon nach kurzer Zeit wurde das E-Signatur-Portal von den Produktmanagern des Unternehmens sowie den Personal-, IT- und Beschaffungsabteilungen getestet: zum Signieren von Verträgen mit Lieferanten, IT-Serviceaufträgen und Werklieferungsnachweisen.

Ergebnis

Telia schätzt, dass der Signierzeitpunkt externer Dokumente nach der Einführung von Dokobit von einigen Tagen auf wenige Stunden gesunken ist. „Dank des schnelleren Signierens von Verträgen können Kunden die gekauften Dienste beinahe sofort nutzen, und das Unternehmen kann die eingesparte Zeit für eine effektivere Kommunikation und andere Aufgaben verwenden. Das elektronische Verfahren stellt außerdem sicher, dass keine Verträge verloren gehen, da alles an einem Ort aufbewahrt und dokumentiert wird.

Wie das Unternehmen mitteilt, hat sich die Zahl der über Dokobit signierten Dokumente in einem Jahr fast verdoppelt.