Rent Vilnius ist ein relativ kleines Unternehmen, das Dienste im Bereich von Kauf und Verwaltung von Mietimmobilien anbietet. Das Unternehmen nimmt den Eigentümern alle Arbeiten im Zusammenhang mit der Vermietung und der Instandhaltung der Immobilie ab: Es findet die am besten geeignete Wohnung für die Investition, wählt die Mieter aus, kümmert sich um die Reparaturen und die Instandhaltung der Immobilie, löst die Probleme der Mieter, kontrolliert die Zahlungen, usw.

„Die Umstellung auf eine elektronische Signatur und das Dokobit-Portal ermöglichte es uns, Immobilien schneller zu vermieten, da die Verträge mit den Kunden am selben oder am nächsten Tag signiert werden können. Auf diese Weise haben wir in einem halben Jahr rund 20.000 Euro für unsere Kunden erwirtschaftet.“

Jurgis Vilutis, Partner bei Rent Vilnius

Herausforderung

Ein Unternehmen, das in Wohnungsmanagement und -verwaltung tätig ist, muss eine Menge Papierkram erledigen – die Zahl der Dokumente pro Monat kann von einigen Dutzend bis zu mehreren Hundert reichen.

Weitere Herausforderungen ergeben sich, wenn Immobilienbesitzer, die Verwaltungsdienste in Anspruch nehmen, außerhalb Litauens leben. Der gesamte Prozess wird noch komplizierter – alle Dokumente werden aus der Ferne bearbeitet oder erst, wenn der Eigentümer nach Litauen zurückkehrt. Diese Prozesse ziehen sich natürlich in die Länge. In einigen Fällen entscheiden sich die Eigentümer sogar, die Dienste nicht mehr in Anspruch zu nehmen und die Immobilie unvermietet zu lassen, wodurch ihnen zusätzliche Einnahmen entgehen.

Lösung

Heute nutzt Rent Vilnius das Dokobit-Portal für das Signieren von Verträgen mit Kunden, das Unterzeichnen von Mietverträgen, die Erfassung von Wohnbedingungen, das Unterzeichnen von Vollmachten, Urlaubsanträgen und Rechnungen. Für ein kleines Unternehmen fallen dafür etwa 44 Dokumente pro Monat an.

Ergebnis

Das Unternehmen hatte mit der Nutzung der Plattform für das elektronische Signieren von Dokumenten begonnen, ohne zu wissen, wie sich die Investition tatsächlich finanziell auswirken würde. Innerhalb eines halben Jahres war klar, dass ihre Entscheidung mehr als richtig gewesen war. Nachdem alle Prozesse auf Dokobit umgestellt wurden, hat sich alles geändert: Das Unternehmen spart Zeit und Kosten für Druck und Versand. Auch der Umgang mit bestimmten Dokumenten wurde wesentlich vereinfacht – sie können auf einer Plattform bestätigt und signiert werden, indem man digitale Fotos zu einem Dokument hinzufügt, es in das Portal hochlädt und signiert. Was die Zahlen betrifft, so belaufen sich die monatlichen Ersparnisse auf mindestens 137 Euro, und innerhalb von 5 Jahren steigt diese Zahl auf mehr als 8.000 Euro. Für KMUs ist das eine Menge Geld, besonders wenn man bedenkt, dass es für das Signieren von Dokumenten ausgegeben wird.

Die elektronische Signatur und Dokobit haben dem Unternehmen auch geholfen, ausgewanderte Litauer und außerhalb von Vilnius lebende Immobilienbesitzer zu erreichen. Als neue Zielgruppen erschlossen wurden, stieg der Umsatz in nur sechs Monaten um 20%.

Die Lösung half Rent Vilnius, eine Menge Papierkram loszuwerden und die internen Prozesse zu vereinfachen – Dokumente können nicht nur schneller signiert, sondern auch bequem zentral aufbewahrt werden.