UAB ConnectPay ist eines der am schnellsten wachsenden Electronic Money Institutions (EMIs) in Litauen, das Bankdienstleistungen für Online-Unternehmen anbietet. ConnectPay ist eine lizenzierte Institution, die von der litauischen Zentralbank registriert und reguliert wird, die wiederum der Regulierung durch die Europäische Zentralbank folgt.

Das Team von ConnectPay verbindet Werte wie Transparenz, Kreativität, Einfachheit und Respekt. Die Organisation verfolgt einen verantwortungsvollen Ansatz zur Verringerung des ökologischen Fußabdrucks – alle Aktivitäten des Unternehmens finden im digitalen Raum statt.

„Ein Durchlauf zur Sammlung von Signaturen für den Vorstand dauerte früher etwa zwei Wochen, jetzt werden die Unterschriften in 3 Tagen gesammelt. Nach dem Einsatz von Dokobit hat sich der Gesamtzeitraum für die Sammlung von Signaturen von 30 Wochen auf 45 Tage im Jahr verkürzt, wodurch die Mitarbeiter Zeit sparen und der Prozess vereinfacht wird.“

Agnė Selemonaitė, stellvertretende CEO und Board-Vorsitzende von ConnectPay

Herausforderung

Da ConnectPay ein globales Unternehmen ist, war das Sammeln von Signaturen auf internationaler Ebene eine der größten Herausforderungen. Die Sammlung von Signaturen erfolgte nach einem vordefinierten Workflow, d.h. das Dokument musste von mehreren Personen aus verschiedenen Ländern in einer bestimmten Reihenfolge signiert werden. Ohne Dokobit wäre der Prozess also schwieriger und zeitaufwändiger gewesen.

Am ressourcenintensivsten war die Sammlung von Signaturen während der Board-Meetings, die über 15 Mal pro Jahr stattfanden. ConnectPay hat berechnet, dass dieser Weg bis zur Signatur in der Regel etwa zwei Wochen in Anspruch nimmt und nicht nur Arbeitsstunden kostet, sondern auch Tonnen von Papier und Logistik (Flugzeuge, Autos usw.), die zur Umweltverschmutzung beitragen. Daher ist eines der Hauptziele von ConnectPay die vollständige Digitalisierung der Prozesse im Unternehmen geworden.

Lösung

Die im Zusammenhang mit der weltweiten Pandemie beschleunigte Digitalisierung schärfte den Blick der Verantwortlichen. Die physische Sammlung von Signaturen kostet nicht nur die Zeit der Mitarbeiter, sondern ist auch eine nicht nachhaltige Lösung. In Folge dessen trat Dokobit auf den Plan.

ConnectPay hat sich für Dokobit entschieden, weil das Unternehmen eine Vielzahl von Signaturtools (Smart-ID, mobile Signatur usw.), eine sichere gemeinsame Nutzung von Dokumenten, die Überprüfung von Signaturen und eine reibungslose Integration von Mitarbeitern in das System anbietet. Dies ermöglicht es, verantwortliche Mitarbeiter effizient hinzuzufügen und ihnen Rollen zuzuweisen. Mit Dokobit wurde der Prozess viel reibungsloser und einfacher.

Ergebnis

ConnectPay nutzt Dokobit, um alle internen Verträge zu signieren: von Geheimhaltungsvereinbarungen oder Verträgen mit Mitarbeitern und Lieferanten bis hin zu Beschlüssen des Boards. Ein Durchlauf zur Sammlung von Signaturen für den Vorstand dauerte früher etwa zwei Wochen – heute werden die Unterschriften in 3 Tagen gesammelt. Nach dem Einsatz von Dokobit verringerte sich der Gesamtzeitraum für die Sammlung von Signaturen von 30 Wochen auf 45 Tage pro Jahr.

Der Prozess für die Sammlung der Signaturen hat sich deutlich vereinfacht: Alles ist digitalisiert, so dass nicht länger handschriftliche Unterschriften gesammelt werden müssen – außerdem kann mit nur einem Klick eine Erinnerung über ausstehende Signaturen gesendet werden.